TRAINING PENGARSIPAN DOKUMEN: MENINGKATKAN KETERTIBAN ARSIP DAN EFISIENSI KERJA
Deskripsi
Dokumen yang sulit ditemukan, berkas yang tersimpan tanpa klasifikasi, hingga arsip penting yang tercecer dapat menghambat pekerjaan dan memperlambat pengambilan keputusan. Kondisi ini kerap terjadi ketika organisasi belum menerapkan sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga diperlukan Training Pengarsipan Dokumen untuk membantu tenaga kerja mengelola arsip secara lebih terstruktur. Pengarsipan dokumen merupakan proses mengelompokkan, menyimpan, memelihara, dan menemukan kembali dokumen berdasarkan sistem tertentu agar informasi tetap aman, mudah diakses, serta dapat digunakan sesuai kebutuhan operasional.
Pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam mengelola dokumen, mulai dari penerimaan berkas, pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, hingga pemeliharaan dan penyusutan arsip sesuai kebijakan organisasi. Peserta juga akan mempelajari pengelolaan arsip fisik maupun digital, termasuk penerapan sistem indeks dan prosedur temu kembali dokumen. Dengan pendekatan yang aplikatif, pelatihan ini membantu organisasi membangun tata kelola arsip yang lebih tertib, meningkatkan efisiensi administrasi, serta menjaga keamanan dan ketersediaan informasi.
Pelatihan yang membahas mengenai Pengarsipan Dokumen tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
Dengan mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai cara mengelola dokumen kantor. Adapun tujuan dari pelatihan ini adalah:
- Memahami prinsip dan prosedur pengarsipan dokumen secara sistematis.
- Menerapkan klasifikasi dan indeks arsip sesuai kebutuhan organisasi.
- Mengelola penyimpanan serta pemeliharaan arsip fisik dan digital.
- Meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali dokumen.
- Menerapkan prosedur keamanan, retensi, dan penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Materi
Pada pelatihan pengarsipan dokumen digital ini, materi yang didapatkan adalah:
- Konsep Dasar dan Fungsi Pengarsipan Dokumen
Memahami pengertian arsip, fungsi dokumentasi, serta peran pengarsipan dalam mendukung kelancaran administrasi dan operasional organisasi. - Jenis dan Karakteristik Dokumen
Mengenali dokumen berdasarkan fungsi, tingkat kepentingan, media penyimpanan, serta kebutuhan pengelolaannya. - Sistem Klasifikasi dan Kodefikasi Arsip
Mempelajari cara mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, subjek, nomor, tanggal, atau unit kerja agar lebih mudah ditelusuri. - Pencatatan dan Registrasi Dokumen
Mempraktikkan pencatatan dokumen masuk dan keluar melalui buku agenda, formulir kendali, atau sistem pencatatan elektronik. - Sistem Indeks dan Penemuan Kembali Arsip
Menyusun indeks dan alat bantu penelusuran untuk mempercepat pencarian dokumen ketika dibutuhkan oleh pihak yang berwenang. - Teknik Penyimpanan dan Penataan Arsip Fisik
Menerapkan metode penyimpanan yang rapi, aman, dan sesuai dengan karakteristik dokumen serta kondisi ruang arsip. - Pengelolaan Arsip Digital dan Elektronik
Memahami penamaan file, struktur folder, metadata, digitalisasi dokumen, serta pengelolaan akses terhadap arsip elektronik. - Keamanan, Kerahasiaan, dan Pemeliharaan Arsip
Mengidentifikasi risiko kehilangan, kerusakan, dan kebocoran informasi serta menerapkan langkah perlindungan dokumen. - Jadwal Retensi dan Penyusutan Arsip
Mempelajari pengelolaan masa simpan, pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan arsip sesuai jadwal retensi dan ketentuan yang berlaku. - Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Evaluasi Pengarsipan
Menyusun prosedur pengarsipan, memeriksa konsistensi pelaksanaan, dan mengevaluasi efektivitas sistem untuk perbaikan berkelanjutan.
Peserta
Training sistem penyimpanan arsip ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan:
- Staf administrasi dan tata usaha yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen.
- Arsiparis dan petugas pengelola arsip di perusahaan maupun instansi pemerintahan.
- Sekretaris dan personal assistant yang menangani korespondensi serta dokumentasi.
- Document controller dan staf pengendalian dokumen pada proyek atau unit operasional.
- Supervisor administrasi, kepala bagian umum, serta personel yang mengawasi sistem kearsipan organisasi.
Instruktur
Training document control yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang filing system:
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten dibidang pengelolaan dokumen, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
TRAINING CALENDAR 2026 – PROTRAIN.ID
🟩Januari 2026
- Batch 1: 06-08 Januari 2026
- Batch 2: 20-22 Januari 2026
🟪Februari 2026
- Batch 1: 03-05 Februari 2026
- Batch 2: 17-19 Februari 2026
🟦Maret 2026
- Batch 1: 10-12 Maret 2026
- Batch 2: 24-26 Maret 2026
🟥April 2026
- Batch 1: 07-09 April 2026
- Batch 2: 21-23 April 2026
🟨Mei 2026
- Batch 1: 05-07 Mei 2026
- Batch 2: 19-21 Mei 2026
🟫Juni 2026
- Batch 1: 02-04 Juni 2026
- Batch 2: 16-18 Juni 2026
🟧Juli 2026
- Batch 1: 07-09 Juli 2026
- Batch 2: 21-23 Juli 2026
🟩Agustus 2026
- Batch 1: 04-06 Agustus 2026
- Batch 2: 18-20 Agustus 2026
🟪September 2026
- Batch 1: 01-03 September 2026
- Batch 2: 15-17 September 2026
🟦Oktober 2026
- Batch 1: 06-08 Oktober 2026
- Batch 2: 20-22 Oktober 2026
🟥November 2026
- Batch 1: 03-05 November 2026
- Batch 2: 17-19 November 2026
🟨Desember 2026
- Batch 1: 08-10 Desember 2026
- Batch 2: 15-17 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Pelatihan
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta ( 6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal DUA participant
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan
- Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, flashdisk, dll).
- 2x coffee break & 1 lunch (makan siang).
- Training room full AC dan multimedia.
- Free bag/backpack (tas training).
- Soft file foto training
- Sertifikat pelatihan.
- Souvenir ekslusif.
- City tour (optional)
FAQ tentang Pro Train IDN
Q : Berapa minimal running Training Pengarsipan Dokumen ini?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan manajemen arsip perusahaan ini sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
Beberapa Klien Kami
*Artikel ini disusun oleh Trisna Aulia Putri Anjani, penulis yang aktif sejak 2025. Fokus karyanya saat ini ialah menyusun artikel pelatihan untuk platform Pro Train IDN. Menjadi seorang content writer web di perusahaan pelatihan, Trisna berusaha untuk menghadirkan konten yang informatif, komprehensif, serta mudah dipahami setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar progam ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.