TRAINING DOCUMENT CONTROLING AND FILING SYSTEM: MENINGKATKAN KETERTIBAN DOKUMEN, AKURASI ARSIP, DAN EFISIENSI INFORMASI PERUSAHAAN
Deskripsi
Kesalahan dalam pengelolaan dokumen tidak selalu terjadi karena informasi yang keliru, tetapi juga karena dokumen sulit ditemukan, menggunakan versi yang sudah tidak berlaku, atau tersimpan tanpa klasifikasi yang jelas. Kondisi tersebut dapat menghambat proses audit, memperlambat pengambilan keputusan, bahkan menimbulkan risiko penggunaan informasi yang tidak valid. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu membangun sistem pengendalian dan pengarsipan yang konsisten melalui Document Controling and Filing System, yaitu pelatihan yang membekali peserta dengan kemampuan mengatur siklus hidup dokumen, mengendalikan perubahan, serta menyimpan arsip secara sistematis agar informasi mudah ditelusuri, terlindungi, dan tersedia ketika dibutuhkan.
Training Document Controling and Filing System membahas penerapan tata kelola dokumen mulai dari pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, revisi, hingga penyimpanan dan pemusnahan arsip sesuai ketentuan organisasi. Peserta akan mempelajari metode klasifikasi, penomoran, pengindeksan, pengendalian akses, serta pengelolaan dokumen fisik dan digital. Pembahasan juga mencakup studi kasus seperti penggunaan formulir dengan versi kedaluwarsa, kehilangan dokumen pendukung audit, dan ketidaksesuaian antara arsip pusat dengan dokumen yang digunakan unit kerja. Dengan pendekatan tersebut, peserta diharapkan mampu membangun sistem dokumentasi yang tertib, dapat ditelusuri, dan mendukung kebutuhan operasional maupun kepatuhan perusahaan.
Pelatihan yang membahas mengenai Document Controling and Filing System tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
Dengan mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai records management. Adapun tujuan dari pelatihan ini adalah:
- Memahami prinsip dan prosedur pengendalian dokumen sesuai kebutuhan organisasi.
- Menerapkan sistem klasifikasi, penomoran, dan pengindeksan dokumen secara konsisten.
- Mengelola revisi, distribusi, persetujuan, dan penggunaan dokumen berdasarkan versi yang berlaku.
- Mengoptimalkan penyimpanan serta penelusuran arsip fisik maupun digital.
- Menyusun sistem filing yang mendukung audit, keamanan informasi, dan kepatuhan perusahaan.
Materi
Pada pelatihan filing management system ini, materi yang didapatkan adalah:
- Fundamental Document Control and Filing System
Memahami konsep dasar pengendalian dokumen, fungsi arsip, dan peran dokumentasi dalam mendukung proses bisnis. - Document Management Policy and Procedure
Menyusun kebijakan, prosedur, tanggung jawab, serta standar pengelolaan dokumen di lingkungan perusahaan. - Document Classification and Coding System
Mempelajari metode klasifikasi, pemberian kode, penomoran, dan identifikasi dokumen agar mudah dikenali dan ditelusuri. - Document Lifecycle Management
Mengelola tahapan dokumen mulai dari pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, revisi, hingga penyimpanan dan pemusnahan. - Document Revision and Version Control
Menerapkan pengendalian perubahan, riwayat revisi, serta penarikan dokumen kedaluwarsa untuk mencegah penggunaan informasi yang tidak berlaku. - Physical Filing and Archiving Techniques
Menerapkan metode penyimpanan arsip fisik berdasarkan kategori, indeks, lokasi penyimpanan, dan kebutuhan retensi. - Electronic Document Management System (EDMS)
Memahami pengelolaan dokumen digital, struktur folder, metadata, pencarian dokumen, serta pemanfaatan sistem dokumentasi elektronik. - Document Security and Access Control
Mengatur hak akses, kerahasiaan, perlindungan dokumen, pencadangan data, serta batas internal penggunaan dan distribusi informasi. - Records Retention and Disposal Management
Menentukan masa retensi, pemeliharaan arsip, serta prosedur pemindahan dan pemusnahan dokumen berdasarkan ketentuan yang berlaku. - Document Control Audit and Case Study
Melakukan evaluasi sistem dokumentasi melalui studi kasus kehilangan arsip, duplikasi dokumen, kesalahan versi, dan ketidaksesuaian dalam proses audit.
Peserta
Training electronic document management ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan:
- Document Controller dan Document Control Officer.
- Staff Administrasi, Sekretaris, dan General Affairs.
- Records Management dan Arsiparis.
- Quality Assurance dan Quality Management Representative.
- Supervisor, Manager, serta staf operasional yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen perusahaan.
Instruktur
Training document archiving procedure yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang pengendalian dokumen:
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten dibidang manajemen arsip digital, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
TRAINING CALENDAR 2026 – PROTRAIN.ID
🟩Januari 2026
- Batch 1: 06-08 Januari 2026
- Batch 2: 20-22 Januari 2026
🟪Februari 2026
- Batch 1: 03-05 Februari 2026
- Batch 2: 17-19 Februari 2026
🟦Maret 2026
- Batch 1: 10-12 Maret 2026
- Batch 2: 24-26 Maret 2026
🟥April 2026
- Batch 1: 07-09 April 2026
- Batch 2: 21-23 April 2026
🟨Mei 2026
- Batch 1: 05-07 Mei 2026
- Batch 2: 19-21 Mei 2026
🟫Juni 2026
- Batch 1: 02-04 Juni 2026
- Batch 2: 16-18 Juni 2026
🟧Juli 2026
- Batch 1: 07-09 Juli 2026
- Batch 2: 21-23 Juli 2026
🟩Agustus 2026
- Batch 1: 04-06 Agustus 2026
- Batch 2: 18-20 Agustus 2026
🟪September 2026
- Batch 1: 01-03 September 2026
- Batch 2: 15-17 September 2026
🟦Oktober 2026
- Batch 1: 06-08 Oktober 2026
- Batch 2: 20-22 Oktober 2026
🟥November 2026
- Batch 1: 03-05 November 2026
- Batch 2: 17-19 November 2026
🟨Desember 2026
- Batch 1: 08-10 Desember 2026
- Batch 2: 15-17 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Pelatihan
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta ( 6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal DUA participant
*Harga tersebut berlaku untuk 2 hari pelatihan
*Harga menyesuaikan jumlah peserta
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan
- Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, flashdisk, dll).
- 2x coffee break & 1 lunch (makan siang).
- Training room full AC dan multimedia.
- Free bag/backpack (tas training).
- Soft file foto training
- Sertifikat pelatihan.
- Souvenir ekslusif.
- City tour (optional)
FAQ tentang Pro Train IDN
Q : Apa yang dimaksud dengan Document Controling and Filing System?
A : Document Controling and Filing System merupakan sistem pengelolaan dokumen yang mengatur proses pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, perubahan, hingga penyimpanan arsip. Sistem ini membantu perusahaan memastikan setiap dokumen memiliki identitas, status, dan lokasi penyimpanan yang jelas sehingga informasi dapat ditemukan serta digunakan secara tepat.
Q : Apa perbedaan document control dan filing system?
A : Document control berfokus pada pengaturan dokumen selama siklus hidupnya, termasuk persetujuan, distribusi, perubahan, dan pengendalian versi. Sementara itu, filing system lebih menitikberatkan pada metode pengelompokan, penyimpanan, pengindeksan, dan penemuan kembali dokumen.
Q : Apa saja kendala yang sering terjadi dalam pengelolaan dokumen?
A : Beberapa kendala yang umum ditemukan meliputi dokumen ganda, kesalahan penamaan file, penggunaan versi lama, arsip yang sulit ditemukan, serta pembatasan akses yang tidak berjalan dengan baik. Masalah tersebut biasanya muncul ketika perusahaan belum memiliki prosedur dokumentasi yang seragam dan penanggung jawab yang jelas.
Q : Berapa minimal running Training Document Controling and Filing System ini?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta. Harga pelatihan menyesuaikan jumlah peserta yang mengikuti.
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan document control system ini sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore, Malaysia, dan Timor Leste. Dan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
Beberapa Klien Kami
*Artikel ini disusun oleh Trisna Aulia Putri Anjani, penulis yang aktif sejak 2025. Fokus karyanya saat ini ialah menyusun artikel pelatihan untuk platform Pro Train IDN. Menjadi seorang content writer web di perusahaan pelatihan, Trisna berusaha untuk menghadirkan konten yang informatif, komprehensif, serta mudah dipahami setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar progam ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.