TRAINING ELECTRONIC FILING MANAGEMENT SYSTEM: MENINGKATKAN EFISIENSI PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DAN KEAMANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Deskripsi
Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur dapat memperlambat pekerjaan administrasi, menyulitkan pencarian informasi, serta meningkatkan risiko kehilangan atau penggunaan dokumen tanpa kewenangan. Karena itu, organisasi membutuhkan sistem pengarsipan elektronik yang mampu mengatur dokumen sejak proses penerimaan, penyimpanan, pencarian, hingga pemusnahan sesuai ketentuan retensi. Electronic Filing Management System merupakan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi digital yang membantu organisasi mengendalikan dokumen secara terstruktur, mudah ditelusuri, dan aman. Melalui pelatihan ini, peserta akan mempelajari metode pengelolaan arsip elektronik, pengaturan hak akses, klasifikasi dokumen, serta penerapan sistem filing yang mendukung efisiensi administrasi dan akuntabilitas organisasi.
Training Electronic Filing Management System dirancang untuk meningkatkan kompetensi tenaga administrasi, pengelola arsip, dan staf operasional dalam menerapkan sistem pengarsipan digital secara efektif. Pembahasan mencakup tata kelola dokumen elektronik, penggunaan metadata, digitalisasi arsip, pengendalian versi dokumen, keamanan informasi, hingga prosedur penyimpanan dan retensi. Peserta juga akan mempelajari studi kasus pengelolaan dokumen perusahaan, seperti penanganan dokumen kontrak yang tersimpan di berbagai folder tanpa klasifikasi seragam, sehingga dapat memahami cara membangun sistem filing yang lebih konsisten, terukur, dan sesuai kebutuhan organisasi.
Pelatihan yang membahas mengenai Electronic Filing Management System tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
Dengan mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai digital records management. Adapun tujuan dari pelatihan ini adalah:
- Memahami prinsip dan konsep pengelolaan arsip elektronik secara sistematis.
- Mengimplementasikan sistem klasifikasi dan pengindeksan dokumen digital.
- Mengoperasikan sistem electronic filing untuk penyimpanan dan pencarian dokumen.
- Menerapkan pengendalian akses, keamanan, dan integritas dokumen elektronik.
- Mengelola retensi, pemeliharaan, serta pemusnahan arsip sesuai kebijakan organisasi.
Materi
Pada pelatihan electronic document filing ini, materi yang didapatkan adalah:
- Fundamentals of Electronic Filing Management System
Memahami konsep, fungsi, karakteristik, dan manfaat sistem pengarsipan elektronik dalam mendukung kegiatan administrasi organisasi. - Document Classification and Indexing
Mempelajari metode klasifikasi dokumen berdasarkan jenis, fungsi, unit kerja, serta kebutuhan pencarian informasi. - Document Digitization and Conversion
Memahami proses digitalisasi dokumen fisik, pemindaian, konversi format, serta standar kualitas hasil digitalisasi. - Electronic Document Management and Storage
Mempelajari pengelolaan penyimpanan dokumen digital, struktur folder, metadata, dan pengaturan lokasi penyimpanan. - Document Retrieval and Search Techniques
Mengembangkan kemampuan menemukan dokumen secara cepat melalui sistem pencarian, kata kunci, metadata, dan indeks arsip. - Access Control and Information Security
Memahami pengaturan hak akses berdasarkan kewenangan pengguna, perlindungan dokumen, serta pencegahan akses tidak sah. - Version Control and Document Tracking
Mempelajari pengendalian perubahan dokumen, riwayat revisi, pelacakan aktivitas pengguna, dan pengelolaan dokumen terbaru. - Records Retention and Disposal Management
Memahami jadwal retensi arsip, penilaian nilai guna dokumen, pemindahan arsip, serta prosedur pemusnahan yang sesuai ketentuan. - Backup, Recovery, and Business Continuity
Mempelajari strategi pencadangan data, pemulihan dokumen, dan langkah perlindungan arsip ketika terjadi gangguan sistem. - Electronic Filing Implementation and Case Study
Melakukan pembahasan studi kasus penerapan sistem filing digital, identifikasi kendala pengelolaan dokumen, serta penyusunan rekomendasi perbaikan sistem.
Peserta
Training document control system ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan:
- Document Controller dan Document Management Officer.
- Arsiparis dan Staf Administrasi Kearsipan.
- Sekretaris dan Staf Tata Usaha Perusahaan.
- Staf Records Management dan Information Management.
- Supervisor Administrasi, General Affairs, dan Pengelola Sistem Informasi.
Instruktur
Training digital archive management yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang pengelolaan arsip elektronik:
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten dibidang manajemen dokumen digital, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
TRAINING CALENDAR 2026 – PROTRAIN.ID
🟩Januari 2026
- Batch 1: 06-08 Januari 2026
- Batch 2: 20-22 Januari 2026
🟪Februari 2026
- Batch 1: 03-05 Februari 2026
- Batch 2: 17-19 Februari 2026
🟦Maret 2026
- Batch 1: 10-12 Maret 2026
- Batch 2: 24-26 Maret 2026
🟥April 2026
- Batch 1: 07-09 April 2026
- Batch 2: 21-23 April 2026
🟨Mei 2026
- Batch 1: 05-07 Mei 2026
- Batch 2: 19-21 Mei 2026
🟫Juni 2026
- Batch 1: 02-04 Juni 2026
- Batch 2: 16-18 Juni 2026
🟧Juli 2026
- Batch 1: 07-09 Juli 2026
- Batch 2: 21-23 Juli 2026
🟩Agustus 2026
- Batch 1: 04-06 Agustus 2026
- Batch 2: 18-20 Agustus 2026
🟪September 2026
- Batch 1: 01-03 September 2026
- Batch 2: 15-17 September 2026
🟦Oktober 2026
- Batch 1: 06-08 Oktober 2026
- Batch 2: 20-22 Oktober 2026
🟥November 2026
- Batch 1: 03-05 November 2026
- Batch 2: 17-19 November 2026
🟨Desember 2026
- Batch 1: 08-10 Desember 2026
- Batch 2: 15-17 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Pelatihan
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta ( 6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal DUA participant
*Harga tersebut berlaku untuk 2 hari pelatihan
*Harga menyesuaikan jumlah peserta
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan
- Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, flashdisk, dll).
- 2x coffee break & 1 lunch (makan siang).
- Training room full AC dan multimedia.
- Free bag/backpack (tas training).
- Soft file foto training
- Sertifikat pelatihan.
- Souvenir ekslusif.
- City tour (optional)
FAQ tentang Pro Train IDN
Q : Apa yang dimaksud dengan Electronic Filing Management System?
A : Electronic Filing Management System merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen dan arsip dalam format digital melalui proses penyimpanan, pengelompokan, pengindeksan, pencarian, dan pengendalian akses. Sistem ini membantu organisasi mengelola informasi secara lebih teratur sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap penyimpanan dokumen fisik.
Q : Apa perbedaan Electronic Filing Management System dan Document Management System?
A : Electronic Filing Management System lebih menitikberatkan pada pengaturan penyimpanan, klasifikasi, dan pencarian arsip elektronik. Sementara itu, Document Management System umumnya memiliki cakupan lebih luas, termasuk pembuatan dokumen, kolaborasi, persetujuan, pengendalian versi, dan otomatisasi alur kerja dokumen.
Q : Apa saja aspek yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik?
A : Organisasi perlu memperhatikan klasifikasi dokumen, kelengkapan metadata, hak akses pengguna, keamanan informasi, pencadangan data, dan jadwal retensi arsip. Selain itu, organisasi harus menetapkan prosedur operasional agar setiap dokumen memiliki status, lokasi penyimpanan, serta penanggung jawab yang jelas.
Q : Berapa minimal running Training Electronic Filing Management System ini?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta. Harga pelatihan menyesuaikan jumlah peserta yang mengikuti.
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan electronic document management system ini sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore, Malaysia, dan Timor Leste. Dan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
Beberapa Klien Kami
*Artikel ini disusun oleh Trisna Aulia Putri Anjani, penulis yang aktif sejak 2025. Fokus karyanya saat ini ialah menyusun artikel pelatihan untuk platform Pro Train IDN. Menjadi seorang content writer web di perusahaan pelatihan, Trisna berusaha untuk menghadirkan konten yang informatif, komprehensif, serta mudah dipahami setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar progam ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.