TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM: MENINGKATKAN AKURASI PENGELOLAAN DOKUMEN DAN EFISIENSI ARSIP

Deskripsi

Training Document Control and Filing System menjadi semakin penting karena pertumbuhan dokumen fisik maupun digital terus meningkat di berbagai organisasi. Berdasarkan praktik manajemen informasi yang direkomendasikan oleh ISO 9001:2015 dan ISO 15489 Records Management, pengendalian dokumen yang baik berperan penting dalam menjaga ketertelusuran informasi, kepatuhan, serta efisiensi operasional. Namun, masih banyak perusahaan mengalami kesulitan menemukan dokumen saat dibutuhkan, terjadi penggunaan dokumen yang tidak terkendali, hingga risiko kehilangan arsip penting. Training ini merupakan program pembelajaran yang membekali peserta dengan metode pengendalian dokumen serta sistem filing yang terstruktur agar pengelolaan arsip menjadi lebih efektif, aman, dan mudah ditelusuri.

Pelatihan ini dirancang untuk meningkatkan kemampuan peserta dalam mengelola siklus hidup dokumen mulai dari pembuatan, distribusi, penyimpanan, revisi, hingga pemusnahan sesuai prosedur yang berlaku. Melalui pembahasan konsep, praktik terbaik, serta studi kasus, peserta akan memahami cara membangun sistem dokumentasi yang rapi, mendukung audit, meningkatkan produktivitas, dan meminimalkan risiko kesalahan administrasi di lingkungan kerja.

Training yang membahas mengenai Document Control and Filing System tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.

Tujuan

Dengan mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai pengelolaan arsip. Adapun tujuan dari pelatihan ini adalah:

Mampu menerapkan sistem document control yang terstruktur.
Meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip fisik maupun digital.
Memastikan dokumen mudah ditelusuri dan selalu terkendali.
Mendukung kepatuhan terhadap standar mutu dan audit organisasi.
Mengurangi risiko kehilangan, duplikasi, dan kesalahan penggunaan dokumen.

Materi

Pada pelatihan records management ini, materi yang didapatkan adalah:

Konsep Dasar Document Control dan Filing System
Memahami fungsi, manfaat, dan prinsip pengendalian dokumen dalam organisasi.
Siklus Hidup Dokumen
Membahas proses pembuatan, persetujuan, distribusi, revisi, hingga pemusnahan dokumen.
Klasifikasi dan Kode Dokumen
Teknik menyusun sistem klasifikasi agar dokumen mudah diidentifikasi.
Penyusunan Sistem Filing yang Efektif
Strategi mengelompokkan dan menyimpan arsip secara sistematis.
Pengelolaan Arsip Fisik dan Digital
Praktik terbaik dalam menjaga keamanan dan aksesibilitas dokumen.
Version Control dan Pengendalian Perubahan Dokumen
Mengelola revisi dokumen agar penggunaan selalu sesuai versi terbaru.
Retensi Arsip dan Pemusnahan Dokumen
Menentukan masa simpan dokumen sesuai kebijakan organisasi.
Document Control dalam Sistem Manajemen Mutu
Penerapan pengendalian dokumen untuk mendukung kepatuhan standar.
Audit Dokumen dan Identifikasi Ketidaksesuaian
Teknik memeriksa kelengkapan serta efektivitas sistem dokumentasi.
Studi Kasus dan Praktik Penyusunan Sistem Document Control
Simulasi membangun sistem dokumentasi sesuai kebutuhan perusahaan.

Peserta

Training pengendalian dokumen ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan:

Staff Document Control.
Staff Administrasi dan Arsip.
Secretary dan Executive Assistant.
Quality Assurance dan Quality Control.
Supervisor atau Koordinator Administrasi.

Instruktur

Training sistem arsip digital yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang terkait:

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten dibidang document controller, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

Metode Pelatihan

Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.

TRAINING CALENDAR 2026 – PROTRAIN.ID

🟩Januari 2026

Batch 1: 06-08 Januari 2026
Batch 2: 20-22 Januari 2026

🟪Februari 2026

Batch 1: 03-05 Februari 2026
Batch 2: 17-19 Februari 2026

🟦Maret 2026

Batch 1: 10-12 Maret 2026
Batch 2: 24-26 Maret 2026

🟥April 2026

Batch 1: 07-09 April 2026
Batch 2: 21-23 April 2026

🟨Mei 2026

Batch 1: 05-07 Mei 2026
Batch 2: 19-21 Mei 2026

🟫Juni 2026

Batch 1: 02-04 Juni 2026
Batch 2: 16-18 Juni 2026

🟧Juli 2026

Batch 1: 07-09 Juli 2026
Batch 2: 21-23 Juli 2026

🟩Agustus 2026

Batch 1: 04-06 Agustus 2026
Batch 2: 18-20 Agustus 2026

🟪September 2026

Batch 1: 01-03 September 2026
Batch 2: 15-17 September 2026

🟦Oktober 2026

Batch 1: 06-08 Oktober 2026
Batch 2: 20-22 Oktober 2026

🟥November 2026

Batch 1: 03-05 November 2026
Batch 2: 17-19 November 2026

🟨Desember 2026

Batch 1: 08-10 Desember 2026
Batch 2: 15-17 Desember 2026

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.

Investasi dan Lokasi Pelatihan

Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
Yogyakarta ( 6.000.000 IDR / participant)
Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
Batam ( 7.500.000 IDR / participant)

Catatan :

*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal DUA participant
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan

Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, flashdisk, dll).
2x coffee break & 1 lunch (makan siang).
Training room full AC dan multimedia.
Free bag/backpack (tas training).
Soft file foto training
Sertifikat pelatihan.
Souvenir ekslusif.
City tour (optional)

FAQ tentang Pro Train IDN

Q : Berapa minimal running Training Document Control and Filing System ini?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan manajemen dokumen ini sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA

Syarat dan Ketentuan Berlaku

*Artikel ini disusun oleh Trisna Aulia Putri Anjani, penulis yang aktif sejak 2025. Fokus karyanya saat ini ialah menyusun artikel pelatihan untuk platform Pro Train IDN. Menjadi seorang content writer web di perusahaan pelatihan, Trisna berusaha untuk menghadirkan konten yang informatif, komprehensif, serta mudah dipahami setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar progam ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.