TRAINING PENYUSUNAN SISTEM DOKUMEN DAN ARSIP PERUSAHAAN: MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGELOLAAN DOKUMEN DAN KEAMANAN INFORMASI
Deskripsi
Dokumen kontrak yang sulit ditemukan, perbedaan versi laporan, hingga arsip yang tersimpan tanpa klasifikasi dapat menghambat pekerjaan dan meningkatkan risiko kesalahan administrasi perusahaan. Bagaimana perusahaan memastikan setiap dokumen tersimpan dengan benar, mudah ditelusuri, dan terlindungi dari akses yang tidak berwenang? Solusinya adalah membangun sistem dokumentasi dan kearsipan yang memiliki standar, alur kerja, serta tanggung jawab yang jelas. Training Penyusunan Sistem Dokumen dan Arsip Perusahaan merupakan program pengembangan kompetensi untuk membekali peserta dengan kemampuan merancang, mengatur, mengendalikan, dan mengevaluasi sistem dokumen serta arsip secara terstruktur, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Training Penyusunan Sistem Dokumen dan Arsip Perusahaan membahas proses penyusunan sistem dokumentasi perusahaan mulai dari identifikasi kebutuhan dokumen, penetapan klasifikasi, pengaturan penyimpanan, hingga pengendalian masa retensi dan pemusnahan arsip. Peserta juga mempelajari bagaimana mengintegrasikan kebijakan pengelolaan dokumen dengan kebutuhan operasional, kepatuhan, dan keamanan informasi. Melalui pembahasan studi kasus, peserta akan berlatih menangani persoalan seperti dokumen ganda, arsip kontrak yang tidak lengkap, serta kesulitan menemukan bukti transaksi ketika perusahaan menghadapi audit internal maupun eksternal.
Pelatihan yang membahas mengenai Penyusunan Sistem Dokumen dan Arsip Perusahaan tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.
Tujuan
Dengan mengikuti pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai pengendalian dokumen. Adapun tujuan dari pelatihan ini adalah:
- Menyusun sistem dokumentasi dan kearsipan perusahaan secara sistematis.
- Mengembangkan klasifikasi dan kodefikasi dokumen sesuai fungsi organisasi.
- Menetapkan prosedur penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip.
- Menyusun jadwal retensi serta mekanisme penyusutan arsip.
- Menerapkan pengendalian dokumen dan keamanan akses informasi perusahaan.
Materi
Pada pelatihan digitalisasi arsip perusahaan ini, materi yang didapatkan adalah:
- Konsep Dasar Manajemen Dokumen dan Arsip
Memahami perbedaan dokumen dan arsip, fungsi kearsipan, serta perannya dalam mendukung aktivitas dan akuntabilitas perusahaan. - Identifikasi Kebutuhan Dokumentasi Perusahaan
Mengidentifikasi jenis dokumen berdasarkan fungsi bisnis, proses kerja, unit organisasi, dan kebutuhan informasi. - Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Pengelolaan Dokumen
Merancang kebijakan, standar operasional prosedur (SOP), serta pembagian tanggung jawab pengelolaan dokumen. - Klasifikasi dan Kodefikasi Dokumen dan Arsip
Menentukan kategori, indeks, dan kode arsip agar dokumen tersusun berdasarkan fungsi serta mudah ditemukan kembali. - Sistem Pengendalian Dokumen (Document Control)
Mempelajari proses pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, revisi, dan penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku. - Sistem Penyimpanan Arsip Fisik dan Digital
Menentukan metode penyimpanan, penamaan file, struktur folder, serta pengelolaan arsip berdasarkan media penyimpanannya. - Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Memahami penetapan masa simpan dokumen, penilaian nilai guna arsip, dan prosedur penyusutan sesuai ketentuan yang berlaku. - Keamanan Informasi dan Hak Akses Arsip
Mengatur tingkat kerahasiaan, kewenangan akses, perlindungan dokumen penting, serta pencegahan kehilangan dan penyalahgunaan informasi. - Digitalisasi dan Sistem Manajemen Arsip Elektronik
Mempelajari proses alih media, pengindeksan, pencarian dokumen, pencadangan data, serta pemanfaatan sistem pengelolaan arsip digital. - Evaluasi Sistem dan Studi Kasus Pengelolaan Arsip Perusahaan
Menganalisis permasalahan dokumentasi, melakukan evaluasi efektivitas sistem, dan menyusun rekomendasi perbaikan berdasarkan kondisi perusahaan.
Peserta
Training document control ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan:
- Manager dan Supervisor General Affairs (GA).
- Staf Administrasi dan Sekretaris Perusahaan.
- Document Controller dan Records Management Officer.
- Staf Legal, Compliance, dan Internal Audit.
- Kepala Bagian Tata Usaha, Dokumentasi, dan Kearsipan.
Instruktur
Training records management yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang administrasi perkantoran:
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten dibidang pengelolaan dokumen digital, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
TRAINING CALENDAR 2026 – PROTRAIN.ID
🟩Januari 2026
- Batch 1: 06-08 Januari 2026
- Batch 2: 20-22 Januari 2026
🟪Februari 2026
- Batch 1: 03-05 Februari 2026
- Batch 2: 17-19 Februari 2026
🟦Maret 2026
- Batch 1: 10-12 Maret 2026
- Batch 2: 24-26 Maret 2026
🟥April 2026
- Batch 1: 07-09 April 2026
- Batch 2: 21-23 April 2026
🟨Mei 2026
- Batch 1: 05-07 Mei 2026
- Batch 2: 19-21 Mei 2026
🟫Juni 2026
- Batch 1: 02-04 Juni 2026
- Batch 2: 16-18 Juni 2026
🟧Juli 2026
- Batch 1: 07-09 Juli 2026
- Batch 2: 21-23 Juli 2026
🟩Agustus 2026
- Batch 1: 04-06 Agustus 2026
- Batch 2: 18-20 Agustus 2026
🟪September 2026
- Batch 1: 01-03 September 2026
- Batch 2: 15-17 September 2026
🟦Oktober 2026
- Batch 1: 06-08 Oktober 2026
- Batch 2: 20-22 Oktober 2026
🟥November 2026
- Batch 1: 03-05 November 2026
- Batch 2: 17-19 November 2026
🟨Desember 2026
- Batch 1: 08-10 Desember 2026
- Batch 2: 15-17 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Pelatihan
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta ( 6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal DUA participant
*Harga tersebut berlaku untuk 2 hari pelatihan
*Harga menyesuaikan jumlah peserta
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan
- Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, flashdisk, dll).
- 2x coffee break & 1 lunch (makan siang).
- Training room full AC dan multimedia.
- Free bag/backpack (tas training).
- Soft file foto training
- Sertifikat pelatihan.
- Souvenir ekslusif.
- City tour (optional)
FAQ tentang Pro Train IDN
Q : Apa saja tahapan dalam menyusun sistem dokumen dan arsip perusahaan?
A : Penyusunan sistem dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan informasi serta jenis dokumen yang dikelola. Tahap berikutnya mencakup penetapan klasifikasi, kodefikasi, prosedur pengendalian, dan metode penyimpanan. Perusahaan kemudian menentukan masa retensi, hak akses, prosedur penyusutan, serta mekanisme evaluasi agar sistem dapat berjalan secara konsisten.
Q : Apa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA)?
A : Jadwal Retensi Arsip merupakan daftar yang memuat jenis arsip, masa penyimpanan, dan rekomendasi tindakan setelah masa retensi berakhir, misalnya pemusnahan, penilaian kembali, atau penyimpanan permanen. JRA menjadi pedoman agar perusahaan tidak menyimpan seluruh dokumen tanpa batas waktu, sekaligus mencegah pemusnahan arsip secara sembarangan.
Q : Berapa minimal running Training Penyusunan Sistem Dokumen dan Arsip Perusahaan ini?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta. Harga pelatihan menyesuaikan jumlah peserta yang mengikuti.
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan manajemen arsip perusahaan ini sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore, Malaysia, dan Timor Leste. Dan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
Beberapa Klien Kami
*Artikel ini disusun oleh Trisna Aulia Putri Anjani, penulis yang aktif sejak 2025. Fokus karyanya saat ini ialah menyusun artikel pelatihan untuk platform Pro Train IDN. Menjadi seorang content writer web di perusahaan pelatihan, Trisna berusaha untuk menghadirkan konten yang informatif, komprehensif, serta mudah dipahami setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar progam ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.